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La réunion s’est bien passée. Mme Seguin a rédigé un compte rendu et l’a envoyé à tous les participants. Mais quelques semaines plus tard, les décisions prises n’ont pas été appliquées. Que s’est-il passé ? Qu’aurait-elle dû faire pour que son CR soit lu et suivi d’effets ?
Mme Seguin a tardé à envoyer son procès-verbal de réunion. Elle avait mille choses urgentes à effectuer avant de prendre le temps de le rédiger correctement. L’angoisse de la feuille blanche ? Résultat, une partie des informations qu’elle a envoyées était déjà caduques et la réunion était bien loin dans l’esprit des participants.
Notre secrétaire de séance a pris des notes sur son cahier. Puis, une fois revenue à son bureau, elle les a relues et synthétisées pour saisir son texte sur ordinateur. Elle aurait gagné du temps si elle avait apporté un ordinateur portable dans la salle de réunion et saisi son rapport en temps réel dans un cadre prédéterminé, par exemple un tableau.
Mme Seguin a cherché à rédiger des jolies phrases bien mises en page. Résultat, il faut tout lire pour retrouver les informations disséminées dans plusieurs paragraphes. L’idéal est d’utiliser un modèle de compte rendu sous la forme d’un tableau avec plusieurs colonnes : projets, tâches, nom des responsables, deadline, observations. Pratique : on peut reprendre le tableau au début de la réunion suivante pour vérifier ce qui a été fait.
Dans un souci de précision et de respect des participants, Mme Seguin a relaté toutes les discussions, relevé les points de vue des uns et des autres. Exactement de la même manière que pour le PV d’AG de son association sportive… Elle aurait dû ne noter que les décisions prises lors du séminaire : qui doit faire quoi pour quand ? Ainsi son compte rendu de réunion aurait été un véritable document de travail opérationnel.
Et vous quels conseils donneriez-vous à Mme Seguin ?
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