A quel moment organiser son séminaire de rentrée ?

Le séminaire d'entreprise est une étape essentielle et indispensable pour toutes les structures professionnelles : son rôle est primordial pour votre force commerciale et pour tous les intervenants qui y participent. Il s'agit de remotiver vos équipes, de relancer un dynamisme et la productivité de vos salariés. Son organisation doit se réaliser dans les règles de l'art : il faut bien choisir la période et anticiper tous les détails. Pour cela, nous vous proposons quelques précieux conseils pour vous orienter dans vos démarches et bien réussir votre séminaire d'entreprise.

Les premières tâches sur lesquelles se pencher
Dans un premier temps, les établissements hôteliers et les restaurateurs vous poseront la fameuse question "pour combien de personnes?" : il faut donc commencer par lister tous les participants au séminaire d'entreprise, comme les commerciaux, l'équipe dirigeante et les salariés qui devront faire des interventions lors d'une plénière ou d'une réunion. Elle doit être faite au maximum un an avant la date de l'événement car toute l'organisation dépend de cet élément fondamental.

Avant de vous aventurer dans une autre tâche, il faut ensuite savoir où le séminaire aura lieu : capitale ? Provence ? Etranger ? Certaines entreprises envoient des chargés de communication tout au long de l'année pour examiner les complexes hôteliers pour s'assurer de leur capacité à accueillir tout le monde.

Généralement, les lieux sont décidés d'une année à l'autre mais vous pouvez très bien prévoir un séjour à la dernière minute mais cela est risqué : vous pouvez faire face à des réservations complètes et de plus, le personnel hôtelier a également besoin de s'organiser de son côté pour vous accueillir (agencement des chambres, mise en place des salles de réception, etc) car vous n'êtes pas le seul client à y faire appel !

Anticiper la logistique au maximum
Dans un second temps, une fois que vous aurez la liste définitive, il convient de réserver les moyens de transports, ce qui est une tâche parfois fastidieuse surtout si votre entreprise dispose d'antennes réparties sur le territoire français et à l'international. Entre train et avion, il n'est jamais trop tôt pour réserver les billets au meilleur prix !

Au maximum, il faut que tout soit bouclé au moins un mois avant la date du séminaire : n'hésitez pas à vous appuyer sur les agences de voyages qui bénéficient de relations privilégiés avec les compagnies de transport et qui sont habilités à traiter ce genre de logistique.

Une fois que tout est réservé, il ne vous reste plus qu'à envoyer chaque titre de transport à chaque participant pour qu'il puisse s'organiser à son tour (garde d'enfants, acheminement à la gare, à l'aéroport, etc).

Pour ce qui est de la restauration et de l'animation séminaire, là encore, anticipez au moins deux mois à l'avance pour vous assurer de bénéficier du service souhaité : l'hôtel pourra vous aiguiller sur des prestataires avec lesquels il a l'habitude de collaborer pour l'accueil des entreprises. N'hésitez pas à les solliciter pour vous orienter sur des suggestions et des recommandations.

En savoir plus
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