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Organiser un séminaire entreprise en 3 étapes

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Faire un séminaire est indispensable pour toute entreprise. Elle profite non seulement à l’entreprise, mais aussi aux employés.

De ce fait, organiser des séminaires est de plus en plus fréquent. Ces événements permettent de resserrer les liens entre les collaborateurs et améliorent également la productivité. Découvrez les 3 étapes pour l’organisation d’un séminaire entreprise.

Ce qu’il faut savoir avant tout

Des événements professionnels bien planifiés et bien organisés peuvent aussi marquer positivement les salariés. Faire des séminaires est d’ailleurs une occasion de donner vie aux valeurs de l’entreprise. Cela permet aussi de renforcer la cohésion entre dirigeants et salariés et de transmettre des messages inspirants. Comment procéder pour organiser un séminaire d’entreprise ? Comment garantir une organisation d’un événement réussie ? Si chaque convention est différente, quelques méthodes et règles de préparation et de communication sont nécessaires pour éviter les mauvaises surprises. Voici les 3 étapes pour réussir l’organisation de votre séminaire d’entreprise.

Étape 1 : Prendre en compte tous les détails d’une organisation d’un séminaire entreprise

Se précipiter sur les étapes de préparation et d’organisation de vos événements est une très grosse erreur. Prendre au minimum 6 mois pour organiser son séminaire d’entreprise est une garantie de la mise en place d’un planning efficace.

Définir le thème du séminaire

C’est le premier point à prendre compte. Vous devez avant tout déterminer le fil rouge, c’est-à-dire le contenu du séminaire. Avoir un thème défini permet de s’assurer que chacune de vos idées est cohérente, alignée avec la culture et conforme à la valeur de l’entreprise. D’ailleurs, il existe plusieurs séminaires :

  • Séminaire de cohésion,
  • Séminaire de motivation,
  • Séminaire de formation,
  • Séminaire de travail.

Faire la liste des membres de l’équipe organisatrice

Pendant le séminaire d’entreprise, il vaut mieux choisir les personnes les plus motivées. Généralement, ce sont celles qui ont une meilleure capacité d’accueil.  De plus, elles vont vous permettre de diminuer la pression. Pour cela, vous pouvez opter pour une co-organisation de l’événement. Vous avez tout aussi la possibilité de faire une communication événementielle en interne pour un sondage des collaborateurs intéressés par l’événement. C’est plus pratique comme méthode, car cela vous permettra d’avoir de bons éléments.

De par ailleurs, vous pouvez déléguer certaines tâches à des personnes que vous pensez être en mesure de vous aider dans l’organisation  de votre événement d’entreprise.

Fixer le timing d’organisation du séminaire

Pour l’organisation d’un événement, définir le timing est très important. C’est d’ailleurs le cas pour un séminaire de trois jours ou de deux jours. De ce fait, n’oubliez pas d’adapter votre séminaire au nombre de participants disponibles pour travailler sur le projet. Organiser des événements est une mission à part entière, qui ne peut être effectuée seulement les week-ends. Faites une checklist des personnes qui seront présentes à ce séminaire professionnel. Pensez également à une date qui va convenir à l’agenda de la direction ainsi que de la grande majorité de vos salariés. Une fois la date fixée, vous devrez la communiquer régulièrement en interne, pour que chaque participant et invité puisse finaliser leur propre organisation. Précisez si c’est un séminaire de deux jours ou plus.

Définir le budget prévisionnel

Sans budget suffisant, aucun projet ne peut être réalisé. Si cela ne dépend que de l’agence événementielle ou autre organisateur, il faudra prévoir entre 40 000 et 70 000 euros pour 300 personnes. Certains organisateurs d’événements comptent 148 euros par invité. En tout cas, ne promettez rien avant d’avoir la validation et l’accord de la direction. Ceci évitera la confusion et la déception.

Choisir le lieu idéal du séminaire

Pour l’organisation d’un séminaire entreprise, il est important de bien choisir un lieu adapté. D’ailleurs, le choix d’un espace trop petit peut être très inconfortable. Évitez tout aussi de choisir un espace trop grand. Bref, il faudra choisir le lieu en fonction du nombre de participants au séminaire. Si vous avez des budgets assez limités, il vaut mieux sensibiliser quelques volontaires pour s’occuper de la décoration de l’espace en fonction du thème. C’est une éventuelle possibilité à prévoir pour limiter les dépenses.

L’idéal est de faire participer tous les collaborateurs, en faisant un sondage pour trouver le lieu du séminaire adapté. Ils participent déjà dans le projet événementiel. D’ailleurs, vous pouvez utiliser Steeple, un outil de sondage.

Les activités et les animations lors du séminaire

Une fois les détails sur le lieu de l’événement et le budget clos, vous pourrez penser aux différentes animations et activités à faire durant le séminaire. Elles favorisent la cohésion d’équipe. Un séminaire d’entreprise favorise également l’esprit d’équipe et resserre les liens entre les collaborateurs. Il existe différents types d’animations de séminaire :

  • Organiser une chasse au trésor,
  • Des activités sportives,
  • Des activités ludiques,
  • Une activité de team building,
  • Une escape game,
  • Un atelier culinaire.

Choisissez celles qui convient le plus à vos objectifs et à votre budget.  

Une fois les animations listées, pensez à la logistique. Faites également une liste : photo-calls, salle de spectacle, équipement de karaoké. Cette étape vous permettra d’indiquer les prestataires nécessaires.

Par ailleurs, n’hésitez pas à faire un benchmark, à tester la nourriture et les équipements, nécessaires à votre événement professionnel. N’oubliez  pas d’inviter les délégués à vos réunions et faites des échanges de manière régulière pour que tout soit parfait lors du jour J.

La communication autour de l’événement

La communication en interne est très importante. Vous devez élaborer un calendrier éditorial pour vous assurer de la transmission des informations auprès de tous les collaborateurs.

  • 4 mois à l’avance, il faut annoncer l’événement d’une manière un peu mystérieuse, sans apporter trop de détails, mais juste pour attiser la curiosité !
  • Vous devez ensuite partager régulièrement toutes les informations supplémentaires pour qu’ils gardent en tête l’événement et qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires.
  • Communiquez l’événement chaque semaine et à la même heure, vous pouvez faire une publication via les outils de communication interne.  Les collaborateurs seront impatients et curieux de connaître les détails sur l’événement.

Par ailleurs, quand vous envoyez les invitations, n’hésitez pas à faire des relances. Vous avez même la possibilité d’afficher en continu, sur votre tableau Steeple le flyer du séminaire.

Enfin, pendant l’envoi des invitations, accumulez des informations clés, comme les régimes alimentaires spécifiques de vos collaborateurs. Si vous avez des difficultés à rassembler toutes les informations nécessaires et à suivre le fil des invitations, créez-les directement dans Steeple.

Étape 2 : Répétition, synchronisation, homogénéité et communication pour réussir son séminaire à coup sûr

Organiser des séminaires d’entreprise requiert de fortes capacités d’anticipation et d’adaptation. Bien évidemment, organiser un événement n’est pas sans difficulté, d’ailleurs, il y aura toujours des imprévus. Vous devez donc prévoir un plan B, et le plan B du plan B.

Étant donné que l’organisation de séminaire est parfois stressante, pensez à faire des répétitions. Essayez de faire des présentations, devant les autres collaborateurs qui vont participer aux séminaires. De cette manière, vous allez certainement gagner en assurance.

Par ailleurs, travailler ensemble pour parfaire un séminaire d’équipe est vivement recommandé. Il est également indispensable de veiller à bien communiquer et à partager entre tous les organisateurs et les agences événementielles toutes les informations nécessaires au bon déroulement du séminaire. Dédiez également le rôle de coordinateur à une agence d’événementiel ou à une tierce personne. Avec une bonne organisation, les éventuels incidents seront écartés. Et il sera plus facile de faire face aux imprévus.

Enfin, pendant les événements d’entreprise, n’oubliez pas de prendre des photos et de faire des vidéos. Dans la mesure du possible, proposez aux collaborateurs de les partager en temps réel sur leur outil de communication interne. De cette manière, tout le monde y aura accès pour revivre les bons moments durant le séminaire.

Étape 3 : Surfer sur la dynamique de son séminaire d’entreprise

Faites en sorte que les participants se souviennent de votre événement. Il faut qu’il soit mémorable ; dans le bon sens bien sûr. Si vous souhaitez entretenir le souvenir agréable de cet événement original, pourquoi ne pas faire une vidéo des meilleurs moments ? La qualité importe peu. En tout cas, si les participants sont satisfaits des moments passés au séminaire, ils vont certainement la partager autour d’eux. C’est un outil puissant de communication externe. Vous pourrez également la diffuser en interne, via un canal qui a la capacité de toucher tous les collaborateurs. Ils vont être ravis de se réunir pour la regarder et se rappeler de cet événement professionnel.

Organiser cet événement est aussi le moment idéal pour valoriser les collaborateurs. Vous pouvez offrir des prix informels. Pour l’animation événementielle, vous pouvez par exemple choisir « l’équipe la plus soudée dans les activités » ou également « le déguisement le plus stylée » en cas de soirée à thème.

Demandez un retour direct de vos salariés à la fin du séminaire. Faites une longue liste de questions afin de recueillir les retours de ceux qui ont pu assister à l’événement. Vous pouvez la diffuser efficacement avec la solution Steeple. Dans le cas de retours négatifs, vous pouvez vous rattraper lors du nouveau séminaire suivant.

Après le séminaire, vous pouvez aussi penser à débriefer tous les intervenants et prestataires, et ainsi demander leur avis. Bien évidemment, ils seront ravis de constater que leur avis vous intéresse. Cela permettra également de renforcer votre relation.

Organiser son séminaire d’entreprise est un programme assez vaste. Pour se faciliter la tâche, de nombreuses entreprises font désormais appel à des spécialistes de l’organisation d’événement professionnel. Ils constituent la clé de la réussite de votre séminaire d’entreprise.

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