Réussir son kick-off meeting

Vous avez décidé de réunir tout le monde pour un kick-off meeting (ou réunion de lancement) afin de bien démarrer l’année ou un nouveau projet. Excellente idée, mais avez-vous pensé à tout ? Check-list du kick-off réussi.

Inviter les bonnes personnes

La réunion de kick-off permet aux acteurs clés d’un même projet de se rencontrer en amont de leur collaboration. Idéalement, le kick-off ne doit pas se limiter à réunir les collaborateurs de l’entreprise mais être ouverte à tous les tiers qui interviendront sur le projet : les prestataires, les fournisseurs, les clients.

Etablir un ordre du jour détaillé

Un grand nombre de questions devront être abordées : présentation du projet, objectifs, rôles et responsabilités de chacun, risques potentiels, facteurs clés de succès, planning prévisionnel, livrables, etc. Mieux vaut établir un ordre du jour détaillé, thème par thème. Sans oublier de laisser un temps pour les questions diverses.

Définir les règles du jeu

Le kick-off meeting sert aussi à définir les process de travail et les outils de pilotage du projet. Prenez le temps de réaliser des documents de référence qui serviront de guide tout au long du projet : annuaire, MOP (Manuel Opérationnel de Projet), documentation technique, etc.

Choisir un lieu agréable

Le décor a son importance ! Il est conseillé de réaliser les kick-off à l’extérieur de l’entreprise, dans un décor agréable, par exemple un château à la campagne ou un grand hôtel. L’idée est de marquer les mémoires et de détendre l’atmosphère.

Penser « convivialité »

Pourquoi ne pas inviter les participants la veille sur le lieu du séminaire, histoire de briser la glace autour d’un bon dîner ? Vous pouvez aussi ponctuer ou terminer la journée par des activités ludiques, sportives ou artistiques.