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Préparez votre séminaire de début d’année

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 « Début d’année » signifie nouveaux projets et nouveaux objectifs. Que ce soit sur le plan personnel ou professionnel. Bien entendu, pour le cas d’une organisation, il est absolument nécessaire de les présenter. D’où la nécessité d’un séminaire de début d’année. Mais vos évènements professionnels doivent être inoubliables !

En quoi consiste un séminaire de début d’année ?

Un séminaire de début d’année, connu aussi sous le nom de convention de début d’année ou séminaire managérial, n’est autre qu’un évènement qui est organisé exclusivement pour les membres d’une entreprise. Il s’agit donc d’un séminaire interne dédié à l’ensemble des collaborateurs. Généralement, cet évènement est commencé par une assemblée et est suivi d’un cocktail ou d’une soirée. Après, les employés et chef de projet continuent d’échanger grâce à des ateliers ou des mises en situation.

Les objectifs d’un séminaire d’entreprise

Un séminaire de début d’année ou une convention d’entreprise doit répondre à des attentes et à des objectifs. En effet, il doit réunir l’ensemble des collaborateurs dans un cadre exceptionnel et original, renforcer la culture d’entreprise et faciliter la communication entre collaborateurs. Les activités proposées et les animations interactives permettront de briser la glace, donc l’animation de séminaire et les pauses gourmandes doivent être favorisées. En effet, il est conseillé de faire appel à un service traiteur pour une dégustation qui ravira les gourmets. Durant l’occasion, vous pouvez présenter à vos collaborateurs votre stratégie digitale et réaffirmer à nouveau les valeurs de l’entreprise.

Les avantages d’organiser un séminaire de début d’année

Ne pensez surtout pas qu’organiser un séminaire de début d’année n’est qu’un gaspillage d’argent et de temps. Un tel évènement doit être inclus dans votre budget. En effet, un séminaire managérial présente des avantages non négligeables pour votre entreprise.

Une convention de début d’année remonte la morale de l’équipe
Au début de l’année, le moral n’est pas vraiment au top après les fêtes, puis il y a le froid de l’hiver et la période calme au travail. Un évènement professionnel va surement motiver et renforcer la cohésion de tout le monde pour s’investir de nouveau dans le travail. Bref, c’est un séminaire de motivation. C’est également une journée d’intégration des nouveaux, donc des badges sont à fournir.

Un séminaire managérial est une occasion de présenter le bilan
En organisant un séminaire de début d’année, vous vous donnez la possibilité de réunir tout le monde au même moment, dans une atmosphère conviviale. Et cela vous donnera l’occasion de parler des résultats de l’année passée. Profitez-en pour récompenser les meilleurs employés et renforcer l’esprit d’équipe. D’ailleurs, il existe une activité de team building spécial hiver. Cette journée de séminaire et journée d’étude est bien le moment idéal pour parler des points positifs et négatifs.

Un évènement interne vous permettant de présenter les objectifs à atteindre
À part d’être une fête, un séminaire de début d’année est une occasion de parler des points que vous voulez améliorer au cours de l’année et d’avancer vos objectifs pour la fin de l’exercice. Votre séminaire est alors en même temps un évènement professionnel et ludique.

Les étapes de l’organisation d’un séminaire de début d’année

Préparer un séminaire d’entreprise n’est pas une partie de plaisir. Des étapes sont à suivre :

  • Déterminer l’objectif premier de l’évènement 
  • Faire la liste des personnes concernées
  • Préparer les invitations
  • Fixer le budget alloué
  • Programmer le jour de l’évènement et sa durée
  • Fixer le nombre de participants
  • Choisir un lieu
  • Sélectionner le service de location de salles
  • Vérifier la capacité d’accueil de l’auditorium et du parking privé
  • Définir le thème du séminaire
  • Définir les activités et animations
  • Établir le planning des journées
  • Proposer la restauration adaptée
  • Pendant l’évènement, s’assurer du bon déroulement de l’ensemble des activités et animations
  • S’assurer que les participants inscrits seront présents
  • Favoriser une atmosphère détendue pour booster la performance
  • Ne pas oublier de s’occuper de la logistique
  • L’évènement terminé, mettre en place un plan d’évaluation qui va permettre de savoir si le séminaire était une réussite et quels sont les points à améliorer pour les prochains évènements d’entreprise.

Quelques conseils pour bien préparer votre séminaire de début d’année

Comme vous pouvez le constater, organiser un séminaire est très bénéfique pour votre entreprise étant donné que cela remonte la motivation de vos collaborateurs et aussi leur cohésion. Mais, vous devez penser à avoir une organisation bien réussie. Et voici quelques conseils.

Choisissez un lieu atypique pour votre convention managériale 
Votre séminaire d’entreprise doit être inoubliable. Alors, pensez à une place originale avec des salles entièrement équipées, et pouvant aussi proposer des activités sportives. Votre soirée d’entreprise sera atypique, cosy, chic et classe et l’originalité du lieu auront un impact sur votre image. De nos jours, l’endroit idéal est celui qui est insolite et pouvant accueillir vos convives à la lumière du jour comme en soirée de gala.

Ainsi, pour que le choix de lieu ne soit pas erroné, n’hésitez pas à contacter une agence, un service de location de salle de séminaire et d’autres prestataires utiles à la réussite de vos évènements. En effet, la recherche d’un lieu n’est pas chose facile.

Choisissez minutieusement les thèmes de votre soirée d’entreprise
En organisant votre séminaire d’entreprise, pensez également à la tenue de séminaires. En effet, les présentations des invités dépendront des destinations (manoir, châteaux, hôtel…). Pour uniformiser et donner de l’ambiance, il serait préférable de donner un thème ou un dress code à votre réunion ou soirée d’entreprise. Et comme une convention de début d’année est généralement un séminaire de motivation, vous devez être créatifs pour donner du peps à tout le monde.

Organisez des activités qui rassembleront votre équipe
Votre séminaire d’entreprise sera une vraie réussite si vous arrivez à mobiliser toute votre équipe tout au long du séminaire. Pour cela, trouvez une animation plénière qui fera participer tout le monde. Un team spirit mettant l’actualité en honneur sera le meilleur. Par ailleurs, des workshops favoriseront la cohésion d’équipe. Ce sont surement des activités pleines de créativité qui souderont vos équipes de manière détournée. En plus, n’oubliez pas d’organiser des activités ludiques et des réceptions bien réussies avec un apéritif et des buffets gastronomiques des meilleurs traiteurs. En effet, il faut faire oublier à votre équipe l’habituelle pause-café.

N’oubliez pas l’after…
Toute entreprise qui se respecte programme quelque chose après le séminaire. N’oubliez donc pas de remercier les participants et pensez à les envoyer un compte-rendu. Il est aussi essentiel de mettre en place des techniques permettant d’avoir un feed-back sur la qualité des services proposés et surtout l’objet du séminaire. Un petit sondage vous permettra de savoir si le séminaire d’entreprise a porté ses fruits en matière de motivation et de compétences.

Bref, l’organisation d’un séminaire de début d’année ne s’improvise pas. Tout doit être pensé à l’avance avec beaucoup d’attention. Des sociétés évènementielles sont là pour vous accompagner dans votre préparation. Alors, pour que votre soirée soit une réussite, n’hésitez pas à contacter une agence évènementielle !

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