Organiser l’événement loin de chez soi : un rêve réalisable ?
Out le monopole parisien des grandes soirées à paillettes ! Dans un cadre professionnel ou familial, on cherche aujourd’hui avant tout un lieu et un concept originaux. Potentiellement, tout le territoire peut accueillir votre événement et, avec un peu de moyens et d’organisation, sortir des frontières permet également de s’éloigner des sentiers battus. Que gagne-t-on et que risque-t-on à organiser une manifestation loin de chez soi ?
Un objectif : déconnecter ! Un séminaire de quatre jours à New York, une soirée incentive à La Baule ou un teambuilding ski à Méribel : les équipes en rêvent. Si l’objectif de l’organisateur consiste à resserrer les liens, la formule est la bonne. En invitant les collaborateurs hors de leur cadre habituel et de leur routine, la manifestation tourne vite à l’aventure collective. Loin des contraintes du quotidien, les invités doivent vivre ensemble pour une durée plus longue que l’événement en tant que tel : partir plusieurs jours est forcément plus impliquant que de passer une soirée ensemble. Les souvenirs communs vont se multiplier, les affinités se révéler. A condition que chaque participant soit volontaire… Dans un cadre professionnel, il est parfois compliqué de vaincre les réticences de collaborateurs qui souhaitent que leur vie professionnelle n’empiète pas sur leur vie privée.
Le dépaysement, un prix à payer Quel jeune couple n’a pas rêvé de se marier sur une plage de Bali ? Qui refuserait de fêter son anniversaire dans un Riad de Marrakech ? Assurément, le moment restera gravé dans les mémoires et impressionnera les invités. Le seul hic, c’est justement que le nombre de personnes présentes à l’événement risque d’être fortement réduit du fait de la distance… Une solution imparable : offrir le voyage à tous les invités. Question de moyens… Et de temps : il faudra songer bien en amont au transport, aux transferts, mais également à l’hébergement etc.
Trouver le bon prestataire Lorsqu’on délocalise son événement, le coût supplémentaire comprendra presque toujours les services d’un prestataire… Car le fait de ne pas être sur place reste un obstacle de taille dans l’organisation de votre manifestation. Il faut donc savoir s’entourer et déléguer : être le plus précis possible en établissant votre cahier des charges, demander des reportings réguliers lors du montage de l’événement et… vous laisser surprendre à votre tour par les atouts charme de la destination choisie ! Faites confiance aux acteurs locaux ou aux professionnels de telle ou telle destination : eux sauront dénicher pour vous le détail qui rendra votre soirée ou votre voyage à jamais inoubliable…